Avaa valikko Valikko

Asiakirjat, kirjanpito ja tase

Asiakirjat

Luonnonmukainen tuotantotapa ja sen valvonta perustuu kirjanpitoon ja asiakirjoihin. Jokaisella luomuvalvonnassa olevalla toimijalla on oltava asiakirjaselvitys (eli liite XII), jonka joko Evira, ELY tai Valvira myöntää. Se on osoitus toimijan kuulumisesta luomuvalvontaan. Valvova viranomainen myöntää valvontakäynnin jälkeen määräaikaisen asiakirjaselvityksen, josta selviää toimija, toiminta ja tuotevalikoima. Asiakirjaselvitys on voimassa tarkastusvuotta seuraavan vuoden loppuun asti. Luonnonmukaisen tuotannon rekisterin löydät täältä

Jokaisen liikkuvan tavaraerän mukana pitää olla tuotteen luomuksi todentavat asiakirjat. Vastaanottaessaan luomuraaka-aineita luomuelintarviketoimijan on saatava myyjältä kaksi asiakirjaa: asiakirjaselvityksen ja saateasiakirjan, joista toimija varmistaa tuote-erän luomukelpoisuuden. Lisäksi alkutuottajat käyttävät vaatimuksenmukaisuusvakuutta, joka on tuottajan itsensä antama vakuus ko. erän luonnonmukaisuudesta. Saateasiakirjasta toimija tarkistaa, ovatko vastaanotettavat tuoteryhmät samat kuin asiakirjaselvityksessä on kirjattu ja vastaavatko tuotteiden merkinnät saateasiakirjan merkintöjä.

Luomuelintarviketoimijan voi liittää voimassa olevan asiakirjaselvityksensä verkkosivuilleen. Tämä osoittaa toiminnan avoimuutta.

Asiakirjaselvityksestä lisätietoa videosta Mikä on luomun asiakirjaselvitys ja Eviran oppaasta Luomutuotanto 3 – Elintarviketuotannon ehdot.

Kaikkien valvontaan kuuluvien toimijoiden asiakirjaselvitykset ovat nähtävissä Eviran luomuhakupalvelussa.

Kirjanpito

Luomuvalvonta perustuu toimijan tekemään tarkkaan toiminnan kirjaamiseen ja sen tarkistamiseen. Materiaalivirroista eli yksikköön toimitettujen ja ostettujen, varastossa olevien ja toimitettujen aineksien luonteesta ja määristä, vastaanottotarkastuksen tuloksista, tuotteiden valmistuksesta ja hävikistä ja vastaanottajista pidetään kirjanpitoa. Tuotannon välivaiheet ja -välituotokset kannattaa myös kirjata. Kirjanpito varmennetaan oikeaksi tositteilla. Kirjanpidon tarkoituksena on varmistaa luomutuotteiden jäljitettävyys ja määrien vastaavuus.

Tietoa luomukirjanpidosta ja taseesta sekä työtä helpottavia ohjeellisia mallipohjia löytyy Eviran sivuilta.

Tase

Kirjapidosta tehdään määräajoin kirjallisia yhteenvetoja eli taselaskelmia, joista käy ilmi tuotantopanosten ja tuotosten tase hävikit huomioiden. Tase tehdään kustakin raaka-aineesta tai tuotteesta erikseen. Toimija päättää, kuinka usein tase tehdään. Tase voi olla eräkohtainen, kuukausittainen tai pidempiaikainen riippuen toiminnan laajuudesta.

Kirjanpidon ja asiakirjojen säilyttämisaika on viisi vuotta.