Avaa valikko Valikko

Asiakirjat, kirjanpito ja tase

Asiakirjat

Luonnonmukainen tuotantotapa ja sen valvonta perustuu kirjanpitoon ja asiakirjoihin. Jokaisella luomuvalvonnassa olevalla toimijalla on oltava asiakirjaselvitys (luomutodistus, liite XII), jonka joko Ruokavirasto, ELY tai Valvira myöntää. Se on osoitus toimijan kuulumisesta luomuvalvontaan. Valvova viranomainen myöntää valvontakäynnin jälkeen määräaikaisen asiakirjaselvityksen, josta selviää toimija, toiminta ja tuotevalikoima. Asiakirjaselvitys on voimassa tarkastusvuotta seuraavan vuoden loppuun asti. Tästä johtuen tavarantoimittajan asiakirjaselvityksen voimassaolo tulee tarkistaa vuosittain.

Jokaisen liikkuvan tavaraerän mukana pitää olla tuotteen luomuksi todentavat asiakirjat. Hankkiessaan luomuraaka-aineita luomuelintarviketoimijan on saatava myyjältä kaksi asiakirjaa: asiakirjaselvitys ja eräkohtainen saateasiakirja (lähetyslista, rahtikirja), josta toimija varmistaa tuote-erän luomukelpoisuuden. Alkutuottajat käyttävät vaatimuksenmukaisuusvakuutta, joka on tuottajan itsensä antama vakuus ko. erän luonnonmukaisuudesta. Saateasiakirjasta toimija tarkistaa, ovatko vastaanotettavat tuoteryhmät samat kuin asiakirjaselvityksessä on kirjattu ja vastaavatko tuotteiden merkinnät saateasiakirjan merkintöjä.

Luomuelintarviketoimija voi liittää voimassa olevan asiakirjaselvityksensä verkkosivuilleen. Kaikkien valvontaan kuuluvien toimijoiden asiakirjaselvitykset ovat haettavissa Ruokaviraston luomuhakupalvelusta. Tiedonhaussa tarvitaan yrityksen/yrittäjän nimi ja tarkastusviranomaisen tunnusnumero.

Asiakirjaselvityksestä lisätietoa videosta Mikä on luomun asiakirjaselvitys ja Ruokaviraston oppaasta Elintarviketuotannon ehdot. Ruokavirasto>Etusivu>Tietoa meistä> Asiointi>Oppaat ja lomakkeet> Yritykset> Luomun lomakkeet ja ohjeet, joka on perussivu haettaessa luomutietoa Ruokavirastosta.

Kirjanpito

Luomuvalvonta perustuu toimijan tekemään tarkkaan toiminnan kirjaamiseen ja sen tarkistamiseen. Materiaalivirroista eli yksikköön toimitettujen ja ostettujen, varastossa olevien ja toimitettujen aineksien luonteesta ja määristä, vastaanottotarkastuksen tuloksista, tuotteiden valmistuksesta ja hävikistä ja vastaanottajista pidetään kirjanpitoa. Tuotannon välivaiheet ja -välituotokset kannattaa myös kirjata. Kirjanpito varmennetaan oikeaksi tositteilla ja kuittauksilla. Kirjanpidon tarkoituksena on varmistaa luomutuotteiden jäljitettävyys ja määrien vastaavuus.

Tietoa luomukirjanpidosta ja taseesta löytyy Ruokaviraston sivuilta. Ruokavirasto >Etusivu>Tietoa meistä< Asiointi> Oppaat ja lomakkeet> Yritykset >Luomun lomakkeet ja ohjeet.

Tase

Kirjapidosta tehdään määräajoin kirjallisia yhteenvetoja eli taselaskelmia, joista käy ilmi tuotantopanosten ja tuotosten tase hävikit huomioiden. Tase tehdään kustakin raaka-aineesta tai tuotteesta erikseen. Toimija päättää, kuinka usein tase tehdään. Tase voi olla eräkohtainen, kuukausittainen tai pidempiaikainen riippuen toiminnan laajuudesta.

Kirjanpidon ja asiakirjojen säilyttämisaika on viisi vuotta.